国家档案局为便于各级党政机关准确划分文书档案保管期限，使所保存的档案既能反映本机关主要职能活动情况，维护档案的历史真实面貌，又便于保管和利用。为此，国家档案局以第8号令，颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这一《规定》的颁布，是更进一步明确档案工作的地位、作用和确保档案工作在新形式下的可持续发展的具体表现。就制定县级以下机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限》，谈几点体会。

一、学习领会

在拟定本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》之前，一是要认真学习国家档案局颁布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全部内容，逐条领会规定的范围、原则及要求；二是认真学习本机关《三定方案》的职能活动和职责范围，掌握本机关有哪些职能、职责和行政审批权限。

二、怎么看

认识是行动的先导。要拟定符合本机关文书档案工作实际的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，首先要有清晰的思路，看清这个事情究竟是什么。有了思想准备，才能务实地把本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》拟定好。

从国家看，国家档案局制发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》的标本；把国家邮政总局制定的《该机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为范本。这一标一范是拟定好本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的前引和向导。

从全省看，各级档案行政管理机关分层次、分期、分批地组织拟定业务上的培训。培训，是拟定本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》质量的根本保证。

三、怎么拟

首先要按照国家标本为依据，范本为向导，结合本机关《三定方案》的实际进行拟定。为了便于好操作，县级以下机关《文书档案保管期限表》，可以分为三部分进行拟写，按问题分为：1、党群工作。党、团、工会、妇委会、协会、学会召开的会议，开展的日常工作，上级制发、平级协调、下级上报等；2、行政管理工作。行政办公会议、职工大会，工作会议、专题会议，与其他机关联合召开的会议，日常工作（内部管理）、行政执法、行政审批，上级检查、视察、指导工作和下发、平级协调、下级上报；3、业务工作。业务会、专题会议、参加各级召开与本机关主管业务有关的会议，业务培训，代上级起草法规、专项业务性文件，制定中长期规划、年度计划、实施、监督指导、考评验收、调研、试点，上级制发、平级协调、下级上报等的顺序进行拟写。

四、怎么划分

保管期限的划分。主要围绕着反映本机关“主要职能活动、有历史研究查考价值、有现实生活中的保障作用、有维护集体、个人利益的法律依据作用”等进行划分。档案保管期限划分准确已否，涉及到本机关文书档案的保存价值，若文书档案保存价值不大，那就会影响本全宗档案的质量，也是人、财、物的及大浪费。若想要把本机关《文书档案的保管期限》划分得比较准确，那就要求我们每个档案工作人员应做到以下几点。

（一）在拟写本机关《文书档案保管期限表》之前，应多向本机关领导汇报，向领导讲明拟定《文书档案保管期限表》的重要性和必要性，争得领导的重视和支持。

（二）深入了解本机关的职能活动情况；职责范围，行政审批权限；开展的业务范围及活动情况。

（三）党群机构在本机关的设置情况，开展活动情况，行文权、制发文的形势，文件材料的真实性等。例：本机关设置的是党委，党组，党总支或是党支部，是否设有团支部、工会、妇委会、协会、学会等组织，开展活动是否正常等。一般来说开展活动正常，形成的文件材科就比真实。

（四）对同一文种、同一内容、同一审批意见文件材科的签别和判定，首先要看每个文件最后落实的结果确定其保管期限。例：某新建单位，请求解决办公楼建设工程项目缺口资金贰万元的请示，该《请示》得到了当地政府批准同意，资金落实到位，此《请示》应作永久保管。若当地政府批准同意，但，由干当地财政资金短缺，最后未得到落实，此《请示》只能作为10年保管等。

总之，拟写《文书档案保管期限表》能否符合本机关档案工作实际，是意味着本机关《文书档案保管期限》能否以法规的形势固定下来，确保本机关文书档案工作的可持续发展。保证本机关文书档案的准确性和本全宗档案的质量。使全宗档案，为本地区、本机关的现在或将来各项工作的有效服务。