来文和复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者产生在两个单位的两个独立文件，应该是各为一件，但由于内容所指的问题相同，又存在着因果的逻辑关系，特别是在利用时往往需要相互印证。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件（即单份文件）的形式出现，而需要重新界定的“件”只是为了方便整理和利用的需要采用的一种补充形式。实际操作中，界定“件”，既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。例如，各单位在实际工作中经常产生向上级的请示、报告和平行机关的协商函件，这些文件发出后往往难以确定这些机关是否复文或复文的时间，因此，有的地方就规定，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，这就是对《规则》精神的一种很好的掌握。